菏泽市120急救指挥中心档案信息管理体系的健全与完善
摘 要：要加强对急救中心的科学管理，提升医疗急救服务水平，提高医疗救援能力，就必须做好急救中心的档案管理工作。本文根据菏泽市120急救指挥中心档案管理现状，就档案信息管理体系的建立与完善深入研究，提出系统表述。
关键词：急救中心；信息管理；档案管理
1 急救中心档案管理工作的重要性
1）从当前国内急救中心的档案信息资源形成情况来看，其均是急救中心在履行自身工作职责之中所形成的具有保存价值的各类档案信息资源，这些档案信息资源的载体形式多种多样，既有传统的纸质档案信息资源，也有电子信息资源以及声像档案信息资源等。对于急救中心而言，档案信息资源是其各项日常工作的记录，不但包括了上级部门的工作部署，还有自身的工作规章、制度，以及大量的业务工作记录等。通过对前述档案信息资源的存储与保管，能够实现对急救中心整体工作开展情况的真实记录，同时，还能够为急救中心的领导层、业务部门和后勤工作人员开展各项日常工作、总结自身在以往工作中所取得的经验、教训和不足提供翔实的依据。还有就是，借助对档案信息资源管理工作的重视和投入，将为制定具体的工作方略、领会党中央同国务院的各项工作指示、工作人员的绩效表现情况等方面提供科学的依据，进而帮助急救中心实现工作效率与医护服务质量的提升。
2）具有一定的法律效应。急救中心档案主要是记录有关病人健康情况的文件材料，包括医务人员对病人的客观检查结果及对病情的分析、诊疗过程和转归情况的记录，是具有法律效力的材料，是法定的医学文件，是各项法律诉讼中的书证，其在很多涉及法律的领域内，都起着关键作用。可见，做好档案管理工作，能够在发生医疗纠纷的时候，为急救中心提供法律依据。
2 档案信息资源收集范围的界定
档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展，社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中，急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息，不仅是医患纠纷处理的法律依据，还是医院应急能力及专科特长的实际体现，是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。
1）急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立，整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料，以及组织机构的变迁；印模式样的启用更改；文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。
2）院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始，到现场抢救，送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施，小到出车车型、车速、行车公里数，细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后，还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统，实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询，而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。
3）中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时，急救中心还要拓宽档案信息资源，进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件；二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件；三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训，及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集，以充实档案信息，实现资源共享。
3 收集方式的创新
丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集习惯，多管齐下，迅速及时地获取完整齐全的档案信息。
1）主动出击收集法。急救中心档案工作人员采取积极采集方式，真正走出办公室，加强与各科室相关人员的联系和协调，确保档案信息能及时收集，了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手，亲自进行中心召开的大型会议的拍摄，或参与重大事件与活动的拍摄，直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储，以及联系电话等相关信息，以便在紧急情况下迅速确立处置预案，为病人赢得更多抢救时间。
2）檔案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构，在各科室设立兼职档案员，正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送，并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料，在鉴别分类的基础上，整理归档，统一进行分卷编号，列出目录明细，以备检索查询。
3）“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料；同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料；机关工作人员调离退休变动时需要移交的文件材料；上级部门授予的荣誉证书；以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集，极易散落在部门或个人手中，档案工作人员要主动提醒，及时追踪收集催交。
4）电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及，急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能，通过上传方式进行文件和图片资料的收集，形成电子文档，方便查询与共享。
4 档案管理制度的完善
1）提高档案管理工作认识。急救中心档案信息资源管理部门必须注重增强自身的档案管理与服务意识，充分认识到档案信息资源管理工作的有序进行是确保急救中心日常工作稳定运行的关键。各地急救中心应当给予档案信息资源管理工作以足够的重视和投入，避免将此项工作视为一项可有可无的工作，而是将之作为一项重要的工作内容常抓不懈，以便通过档案信息资源管理工作的开展，提升急救中心整体的医疗服务水平。为达成这一目的，急救中心应当通过召开专题研讨会、主题学习等方式，引领急救中心全体员工实现对档案信息资源管理工作的重视。
2）完善档案管理工作制度。对于档案管理工作而言一个完善的、系统的管理制度是至关重要的保障性条件。为此，急救中心在做好档案管理工作的过程中，必须完善档案管理的工作制度。比如，制定更为合理的归档范围，严格要求相关部门按照规定，进行归档交接工作；制定《档案安全保密制度》等，严格要求档案工作人员遵循保密制度；要制定档案管理的具体实施细则，使各个环节滴水不漏，并不断地细化和完善实施细则，保障档案管理工作制度的完善。
3）加强档案的信息化建设。档案资源信息化建设已然成为社会共识，急救中心档案管理部门必须注重对自身档案信息资源管理观念的更新，积极摸索新办法、探索新途径，以便能够积极推动急救中心档案信息资源工作向现代化管理模式的转变，从而能够依托档案信息资源现代化管理模式的建设，更好地服务中心的发展建设。
参考文献
[1]夏春秋.浅析医疗急救中心档案管理工作的创新与改革[J].经营管理者，2017（13）：286.
[2]董建峰.转变和更新观念，强化档案信息化管理建设[J].信息记录材料，2018（4）.
作者简介
邢国亮（1977-），男，汉，山东东明人，汉语言文学专业，菏泽市120急救指挥中心。
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